ระบบ PMS กับรายงานใบกำกับภาษีที่ครบถ้วนแม่นยำ
ระบบ PMS (Property Management System) ไม่ได้เป็นเพียงแค่เครื่องมือในการจัดการการจองและห้องพักเท่านั้น แต่ยังสามารถทำหน้าที่เป็นระบบบัญชีพื้นฐานที่โรงแรมและธุรกิจที่พักต้องใช้ในการดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง โดยเฉพาะในด้าน การออกใบกำกับภาษี ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญในการเชื่อมโยงข้อมูลกับหน่วยงานภาครัฐอย่าง กรมสรรพากร ได้อย่างครบถ้วน ตรวจสอบได้ และปลอดภัย
จุดเด่นของระบบออกใบกำกับภาษีใน PMS
- ระบบรันเลขใบกำกับภาษีแบบต่อเนื่อง: ไม่เกิดเลขซ้ำ ไม่มีการข้าม ช่วยให้รายงานส่งสรรพากรถูกต้อง
- สามารถพิมพ์เอกสารใบกำกับภาษีในรูปแบบที่สรรพากรยอมรับได้ทันที: เช่น PDF หรือฟอร์มมาตรฐาน
- การบันทึกข้อมูลแบบล็อก: ใบที่ออกแล้วจะมี timestamp และหมายเลขแนบเพื่อความโปร่งใส
- ค้นหาข้อมูลย้อนหลังได้ง่าย: สามารถค้นจากชื่อผู้เข้าพัก, ชื่อบริษัท, เลขใบกำกับภาษี หรือหมายเลขจองได้
- รองรับการลบ/แก้ไขใบกำกับภาษีที่ออกผิด: ผู้ดูแลหรือเจ้าหน้าที่สามารถยกเลิกและออกใบใหม่ได้ พร้อม log การกระทำ
- ระบบจัดเก็บสำเนา: ทุกใบที่ออกสามารถเก็บ PDF สำเนาไว้ในระบบ Cloud หรือโฟลเดอร์ในเครื่อง
- แสดงรายงานสรุป: ดูจำนวนใบกำกับภาษี, มูลค่ารวม, VAT, รายเดือน รายปีได้แบบละเอียด
- แยกประเภทใบกำกับภาษีได้: เช่น ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบลดหนี้
โครงสร้างระบบรายงานภาษีภายใน PMS
เมื่อมีการออกใบกำกับภาษี ระบบจะจัดเก็บข้อมูลดังต่อไปนี้:
- เลขที่ใบกำกับภาษี
- วันที่ออกใบ
- ชื่อผู้ชำระเงิน / ชื่อลูกค้า
- ชื่อบริษัท (ถ้ามี)
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- ที่อยู่สำหรับการออกใบ
- มูลค่าสินค้า/บริการ
- ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
- จำนวนเงินรวมทั้งสิ้น
- หมายเหตุ / เงื่อนไข (ถ้ามี)
การเชื่อมโยงกับกรมสรรพากร
ระบบสามารถเตรียมรายงานไฟล์ในรูปแบบที่กรมสรรพากรยอมรับ เช่น Excel, XML หรือ CSV ที่มีโครงสร้างตรงตามมาตรฐานของการรายงานภาษีขายแบบรายเดือน สามารถนำไปยื่นผ่าน e-Filing ได้ทันที
การบริหารความผิดพลาด: ลบ / แก้ไขใบกำกับภาษี
เจ้าหน้าที่สามารถดำเนินการยกเลิกใบกำกับภาษีที่ออกผิดพลาด และออกใบใหม่ทดแทนได้ โดยระบบจะบันทึกการกระทำนี้ใน audit log เพื่อป้องกันการปลอมแปลงเอกสาร
ระบบค้นหาและรายงานย้อนหลัง
ด้วยหน้าจอรายงานที่ชัดเจน เจ้าหน้าที่สามารถใช้ระบบค้นหาย้อนหลังได้จากหลายฟิลด์ เช่น:
- ชื่อผู้เข้าพัก
- ชื่อบริษัท
- เลขที่ใบกำกับภาษี
- ช่วงวันที่
- สถานะการชำระเงิน
บทสรุป
ระบบ PMS ที่มีระบบออกใบกำกับภาษีครบถ้วน ถูกต้อง และมีมาตรฐานสรรพากร จะช่วยให้ธุรกิจโรงแรมสามารถบริหารการเงินได้อย่างมืออาชีพ และมั่นใจว่าข้อมูลภาษีของลูกค้าและของธุรกิจจะไม่เกิดข้อผิดพลาดหรือขัดแย้งกับข้อกฎหมายใด ๆ